Dla firm zarządzających nieruchomościami mieszkaniowymi
Odpowiedzi dla mieszkańców już istnieją — w uchwałach, planach gospodarczych i rozliczeniach
OmniResponse czyta Wasze uchwały, plany gospodarcze, rozliczenia mediów, regulaminy i umowy z dostawcami i przygotowuje trafny draft odpowiedzi, zanim zarządca zdąży otworzyć skrzynkę. Ten sam zespół obsługuje więcej budynków — bez godzin nadliczbowych.
Gmail · Outlook · IMAP — bez zmiany programu pocztowego · człowiek zatwierdza każdą odpowiedź
Re: Dlaczego wzrosła moja zaliczka?
Dzień dobry, od 1 lipca zaliczka na fundusz remontowy wynosi 3,10 zł/m² zamiast 2,40 zł/m². Zmianę przyjęła wspólnota uchwałą nr 14/2026 — środki są przeznaczone na wymianę dźwigu w klatce B, ujętą w planie gospodarczym na 2026 r.
Źródła: uchwała nr 14/2026 · plan gospodarczy 2026, poz. 7
Przykład z fikcyjnymi danymi. Przed wysyłką draft sprawdza zarządca.
Problem
Skrzynka zarządcy jest wąskim gardłem całego biura
Sezon rozliczeniowy zatyka biuro
Po wysyłce rozliczeń rocznych i zmianie zaliczek te same pytania wracają setki razy w ciągu dwóch tygodni.
Odpowiedź leży w dokumentach, których nikt nie otwiera
Uchwały, plan gospodarczy, rozliczenie mediów, umowy z dostawcami, protokoły z zebrań, kartoteka lokalu.
Milczenie wygląda na brak profesjonalizmu
Brak szybkiej odpowiedzi bywa niesłusznie odbierany jako brak kompetencji — nawet gdy budynek jest zarządzany wzorowo.
Jeden zarządca, kilkanaście wspólnot
Praca zarządcy to ciągłe balansowanie między budżetami, przeglądami technicznymi a bieżącą obsługą mieszkańców.
Wspólny mianownik: odpowiedź już istnieje w Waszych dokumentach. Problemem jest droga do niej.
Skala zjawiska
Ile kosztuje szukanie odpowiedzi, którą już macie
Te same pytania
w każdym sezonie rozliczeniowym
Rozliczenia, awarie, dokumenty — biuro odpowiada na te same kwestie w kolejnych wiadomościach.
Codziennie
szukanie tych samych odpowiedzi
Odpowiedź zwykle już istnieje — w mailach, uchwałach i protokołach. Kosztuje dojście do niej.
~98 tys. zł
rocznie za jeden etat (szacunek)1
Koszt pracodawcy przy medianie 6 790 zł brutto miesięcznie dla specjalisty ds. obsługi klienta.
Nie kupujecie nowej wiedzy. Kupujecie czas dojścia do tej, którą już macie.
Źródła i zastrzeżenia
1 wynagrodzenia.pl — mediana wynagrodzenia całkowitego specjalisty ds. obsługi klienta: 6 790 zł brutto miesięcznie. Koszt pracodawcy szacowany jako ok. 1,2 × wynagrodzenie brutto (6 790 zł × 1,2 × 12 ≈ 97,8 tys. zł).
Pozostałe obserwacje w tej sekcji mają charakter jakościowy.
Jak to działa
Cztery kroki — reszta dzieje się w tle
01
Wgrywacie dokumenty
Uchwały, plany gospodarcze, rozliczenia, regulaminy, umowy. Skany w PDF odczytujemy za pomocą AI — razem z tabelami.
02
Omni czyta skrzynkę
Monitoruje skrzynkę w Gmailu, Outlooku lub na koncie IMAP i rozpoznaje wiadomości, które czekają na odpowiedź.
03
Szuka i pisze draft
Przeszukuje bazę wiedzy i składa odpowiedź opartą na konkretnym dokumencie.
04
Zarządca wysyła
Draft czeka w wersjach roboczych skrzynki. Sprawdzacie, poprawiacie, klikacie Wyślij.
Gmail, Outlook lub dowolne konto IMAP — bez zmiany programu pocztowego, z którego korzystacie dzisiaj.
Człowiek w pętli
Ostatnie słowo zawsze należy do Waszego zespołu
Nic nie wychodzi automatycznie
Draft czeka w wersjach roboczych skrzynki. Wysyłkę uruchamia zarządca, nie system.
Mieszkaniec dostaje odpowiedź od zarządcy
Nie od bota. Ton, forma i treść pozostają Waszą decyzją.
Kwoty i terminy sprawdza człowiek
Zaliczki, rozliczenia i terminy napraw w drafcie pochodzą z Waszych dokumentów, a przed wysyłką sprawdza je zarządca.
Dokumenty wspólnot pod ochroną
Dane dostępowe do skrzynek oraz treść wiadomości i draftów szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM osobnym kluczem dla każdej firmy. Nie trenujemy modeli AI na Waszych danych.
Automat, który sam odpisuje mieszkańcowi, prędzej czy później odpisze coś, czego nie chcieliście. Dlatego OmniResponse nie wysyła. Przygotowuje — a decyzję podejmuje człowiek.
Przykłady zastosowania
Dwa typowe zgłoszenia z Waszej skrzynki
Przykład 1
Dlaczego wzrosła moja zaliczka?
Właściciel lokalu pisze tydzień po otrzymaniu rozliczenia rocznego i pyta o podstawę zmiany.
Dziś
Pracownik otwiera uchwałę, plan gospodarczy, rozliczenie mediów i kartotekę lokalu. 10–15 minut na jedną wiadomość — a takich wiadomości jest sto.
Z OmniResponse
Draft z powołaniem na numer uchwały i konkretne pozycje kosztowe czeka w skrzynce. Zarządcy zostaje sprawdzenie kwot i wysyłka.
Przykład 2
Informacje do sprzedaży lokalu
Pośrednik lub notariusz prosi o informacje o zaległościach, funduszu remontowym i planowanych remontach.
Dziś
Odpowiedź jest składana ręcznie z kartoteki, uchwał i planu remontów. Zwykle wraca do właściciela po kilku dniach.
Z OmniResponse
Omni zbiera komplet informacji z Waszych dokumentów w jedną wiadomość. Zarządca weryfikuje dane i wysyła tego samego dnia.
Efekt
Czas, koszt, zespół
Dla zarządców, którzy trzysta razy w roku odpowiadają na to samo pytanie mieszkańca.
Czas
Weryfikacja zamiast szukania
Zamiast kwadransa przeglądania uchwał i rozliczeń zarządca sprawdza gotowy draft ze wskazanym źródłem.
Koszt
Mniej nadgodzin w sezonie rozliczeniowym
Powtarzalne pytania o zaliczki i rozliczenia mają gotowe drafty, więc szczyt sezonu nie musi oznaczać nadgodzin ani doraźnego wsparcia z zewnątrz.
Zespół
Więcej wspólnot, ten sam zespół
Kolejne nieruchomości w portfelu bez kolejnego etatu w biurze obsługi.
Panel analityczny OmniResponse (plan Professional i wyższe) pokazuje szacowany zaoszczędzony czas, liczbę obsłużonych wiadomości oraz dokumenty i fragmenty, z których drafty korzystają najczęściej.
Następny krok
Sprawdźmy to na Waszych uchwałach
30-minutowe demo na próbce Waszych dokumentów
Wdrożenie na jednej skrzynce — bez zmiany programu pocztowego
Po pierwszym miesiącu: szacowany zaoszczędzony czas i liczba przygotowanych draftów
Inne branże: Zarządcy biur i magazynów · Agencje nieruchomości · Hotele i hospitality · E-commerce