Polityka prywatności

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. 1.1 Zasady przetwarzania danych osobowych opisane poniżej stosuje się w odniesieniu od danych osobowych, których przetwarzanie jest powierzane Omni Tech przez Usługobiorcę w celu świadczenia Usług przez Omni Tech opisanych w Ogólnych Warunkach Świadczenia Usług1.
  2. 1.2 Przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją Usług podlega przepisom Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
  3. 1.3 W celu realizacji Umowy Usługobiorca powierza Omni Tech do przetwarzania następujące dane osobowe:
Kategorie osób, których dane dotycząRodzaj danych osobowych
Użytkownicy, pracownicy, współpracownicy Usługobiorcyimię, nazwisko, adres e-mail
klienci i kontrahenci Usługobiorcyimię, nazwisko, adres e-mail
Usługobiorcy (jeżeli są osobami fizycznymi)Imię, nazwisko, adres, adres e-mail
  1. 1.4 Dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Omni Tech nie będzie przekazywał danych osobowych poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że uzyska w tym zakresie odrębne zezwolenie Usługobiorcy, którego Usługobiorca nie odmówi bez uzasadnionych przyczyn, a taki transfer będzie odbywać się w zgodzie z przepisami RODO. W każdym wypadku przekazanie odbywać się będzie wyłącznie w celu realizacji Usług.
  2. 1.5 Omni Tech przetwarza dane osobowe wyłączenie w celu realizacji Usług i w zakresie niezbędnym do ich wykonania oraz jedynie w czasie jej obowiązywania.

2. OBOWIĄZKI STRON

  1. 2.1 Omni Tech zobowiązany jest do:
    1. 2.1.1 stosowania wszelkich adekwatnych do poziomu ryzyka środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających dane osobowe na zasadach określonych w art. 32 RODO;
    2. 2.1.2 pomagania Usługobiorcy w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, przy uwzględnieniu charakteru przetwarzania i informacji dostępnych dla Omni Tech;
    3. 2.1.3 przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Omni Tech informuje Usługobiorcę o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
    4. 2.1.4 w miarę możliwości pomagania Usługobiorcy poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;
    5. 2.1.5 zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązywały się do zachowania tajemnicy, chyba że będą to osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy na podstawie ustawy;
    6. 2.1.6 po zakończeniu świadczenia Usług, w zależności od żądania Usługobiorcy, usunięcia lub zwrotu danych osobowych i usunięcia ich kopii, chyba że przepisy prawa bezwzględnie obowiązującego przewidują inaczej.
  2. 2.2 Omni Tech jest uprawniony do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych dalszym podmiotom przetwarzającym świadczącym usługi na jego rzecz, w tym w szczególności dostawcy usług hostingowych, chmurowych i innych usług cyfrowych takim jak Hetzner Online GMBH (Ansbach Registration Office: HRB 6089) oraz Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland).
  3. 2.3 Omni Tech poinformuje Usługobiorcę o każdej zamierzonej zmianie na liście dalszych podmiotów przetwarzających w sposób przyjęty dla komunikacji zgodnie z Ogólnymi Warunki Świadczenia Usług. Usługobiorca ma możliwość sprzeciwienia się takiej zmianie w ciągu kolejnych 7 dni.
  4. 2.4 Omni Tech zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO, a także chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Omni Tech zobowiązany jest zapewnić, by na dalsze podmioty przetwarzające zostały nałożone co najmniej te same obowiązki, jakie zostały nałożone na Omni Tech. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że brak zgody na zmianę na liście dalszych podmiotów przetwarzających może skutkować niemożliwością dalszego świadczenia Usług przez Omni Tech, o czym Omni Tech poinformuje Usługobiorcę niezwłocznie.
  5. 2.5 Omni Tech udostępni Usługobiorcy informacje niezbędne do wykonywania jego obowiązków związanych z powierzeniem przetwarzania danych osobowych. Omni Tech umożliwi Usługobiorcy przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, w zakresie dotyczącym powierzenia przetwarzania danych osobowych i zapewni współpracę w tym zakresie. Koszty audytu ponosi każda ze stron we własnym zakresie, niezależnie od jego wyniku.
  6. 2.6 Omni Tech jest uprawniony do upoważnienia osób działających na jego rzecz, w tym dalszych podmiotów przetwarzających, do przetwarzania danych osobowych w imieniu Usługobiorcy, w tym do wydawania tym podmiotom w imieniu Usługobiorcy poleceń dotyczących przetwarzania danych osobowych.

3. ŚRODKI ORGANIZACYJNE I TECHNICZNE

  1. 3.1 Omni Tech stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane w ramach świadczenia Usług.
  2. 3.2 Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa, o którym mowa w pkt 3.1, jest odpowiedni, Omni Tech uwzględnia ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
  3. 3.3 Wdrażając środki organizacyjne i techniczne, o których mowa powyżej, Omni Tech:
    1. 3.3.1 przestrzega wytycznych Usługobiorcy w zakresie sposobu zabezpieczenia procesów przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, z zastrzeżeniem, że wytyczne te nie mogą rozszerzać obowiązków Omni Tech wskazanych w Ogólnych Warunkach Świadczenia Usług;
    2. 3.3.2 powinien uwzględnić stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, jak również ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe będzie przetwarzał na potrze, z uwzględnieniem prawdopodobieństwa ich wystąpienia i wagi zagrożenia.
  4. 3.4 W przypadku stwierdzenia, że stosowane środki mogą być nieadekwatne do rozpoznanych zagrożeń, Omni Tech informuje o tym Usługobiorcę i w porozumieniu z Usługobiorcą dostosowuje odpowiednio zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych, po uzgodnieniu przez stron zakresu, sposobu i terminu takich działań oraz podziału związanych z nimi kosztów.
  5. 3.5 W przypadku stwierdzenia przez Usługobiorcę konieczności zastosowania dodatkowych środków zabezpieczających strony uzgodnią zakres, sposób i termin ich wdrożenia oraz podział kosztów wdrożenia.

4. ZGŁASZANIE NARUSZEŃ

  1. 4.1 Omni Tech stosuje procedury służące wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażaniu właściwych środków naprawczych.
  2. 4.2 Po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych Omni Tech bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 48 godzin, zgłasza je Usługobiorcy, informując o okolicznościach naruszenia i potencjalnych zagrożeniach dla ochrony danych osobowych.
  3. 4.3 Omni Tech bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.
  4. 4.4 Omni Tech nie jest uprawniony ani zobowiązany do powiadamiania o naruszeniu:
    1. 4.4.1 osób, których dane dotyczą,
    2. 4.4.2 organu nadzorczego.

5. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA

  1. 5.1 Opisane w niniejszym dokumencie zasady przetwarzania danych osobowych obowiązują przez cały okres świadczenia Usług.
  2. 5.2 Usługobiorca może domagać się zaprzestania przetwarzania danych osobowych przez Omni Tech ze skutkiem natychmiastowych w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych, RODO lub innych obowiązujących przepisów prawa przez Omni Tech pod warunkiem uprzedniego wezwania Omni Tech do usunięcia naruszeń, wyznaczenia w tym celu dodatkowego terminu, nie krótszego niż 7 dni, oraz bezskutecznego upływu tego terminu.
  3. 5.3 Omni Tech zastrzega sobie prawo do zmiany zasad przetwarzania danych osobowych w każdym czasie.
  4. 5.4 O każdej zmianie zasad przetwarzania danych osobowych Usługobiorca zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem (nie krótszym niż 14 (czternaście) dni) poprzez publikację nowych zasad przetwarzania danych osobowych na stronie internetowej oraz – jeżeli to możliwe – za pomocą wiadomości e-mail. O ile nie wskazano w zawiadomieniu o zmianie zasad przetwarzania danych osobowych dłuższego terminu, zmienione zasady wiążą Usługobiorcę po upływie 14 (czternastu) dni od poinformowania o ich zmianie.
  5. 5.5 Usługobiorca, który nie akceptuje zmian zasad przetwarzania danych osobowych, ma prawo wypowiedzieć umowę na świadczenie Usług w formie dokumentowej przez datą wejścia w życie zmian. Brak wypowiedzenia oznacza akceptację nowych zasad przetwarzania danych osobowych.
  6. 5.6 Wszelkie spory mające związek z Umową będą rozstrzygane przez sąd właściwy zgodnie z Ogólnych Warunkami Świadczenia Usług.
  7. 5.7 Wszelka korespondencja w sprawach związanych ze świadczeniem Usług będzie prowadzona przez osoby oraz w sposób opisany w Ogólnych Warunkach Świadczenia Usług.